Come Fare un Preventivo in Word: Cosa Sapere

Come Fare un Preventivo in Word: Cosa Sapere

Lo sai bene, il preventivo è l’elemento decisivo nella relazione con il tuo cliente: hai investito in marketing e comunicazione per accrescere l’interesse del pubblico verso i tuoi prodotti ed ora non puoi perdere l’occasione di concludere la vendita. Ecco perché dovresti curare nei minimi dettagli l’offerta: solo dopo aver valutato il tuo preventivo il cliente deciderà se affidarsi o meno a te.

Non c'è una seconda occasione per fare una buona prima impressione

Devi pensare al preventivo come al tuo biglietto da visita, in cui illustri non solo la tua offerta commerciale ma anche la tua attività e la tua professionalità. Dal documento che presenterai traspariranno tempestività, chiarezza, competenza e serietà.
Word è un ottimo strumento per redigere lettere, testi o qualsiasi cosa tu voglia stampare e inviare, ma sarà il tuo peggiore partner nella redazione di un preventivo. Vediamo perché nelle prossime righe.

1. Hai bisogno di distinguerti

Perché il tuo prossimo cliente dovrebbe scegliere proprio il tuo preventivo se i dati sono scritti in maniera confusa, la proposta non è visivamente chiara e deve impiegare più di 3 secondi a rintracciare qual è l’offerta che gli stai proponendo? Per distinguerti dai tuoi competitors hai bisogno di un’impaginazione chiara e distintiva per la tua azienda: solo così sarai riconoscibile tra tutte le scartoffie in pochi istanti e rimarrai impresso nella mente del tuo interlocutore più facilmente. Word fornisce una serie molto limitata di personalizzazioni che non ti permetteranno di fare la differenza.

2. Il tempo è denaro

Per realizzare un preventivo con Word dovrai ogni volta seguire questo iter:

  1. Inserire i dati del cliente ex-novo
  2. Elaborare e descrivere l’offerta
  3. Personalizzare il layout del documento
  4. Salvare il documento e condividerlo con i collaboratori che seguono la relazione, sperando che non venga alterato o danneggiato nella condivisione.

Per non parlare degli step successivi: la generazione dell’offerta, del ddt e della corrispondente fattura. Se fosse un’operazione saltuaria non ti preoccuperesti di spendere così tanto tempo nell’elaborazione di un preventivo, ma se è un’attività che svolgi spesso prova a pensare a quanti passaggi devi svolgere quotidianamente.
Preferiresti invece utilizzare quel tempo per dedicarti alla ricerca di nuovi clienti o alla cura della relazione con quelli esistenti, giusto?

3. Aiuto, al ladro!

La preventivazione attraverso Word presenta un problema nella corruttibilità dei dati, sia dall’esterno (hacker) che dall’interno (dipendenti). I tuoi dati possono essere facilmente trafugati e passati alla concorrenza da ex-dipendenti, sovrascritti accidentalmente, resi inutilizzabili o perfino danneggiati.

QUINDI?

Hai bisogno di uno strumento affidabile che ti permetta di:

  • Personalizzare il tuo preventivo in base alle tue necessità aziendali
  • Risparmiare tempo rinvenendo al contatto in pochi istanti e trovare lo storico relativo alla relazione (compresi le offerte precedentemente elaborate)
  • Generare in pochi click le conferme d’ordine e i relativi documenti
  • Inibire ai dipendenti (o ad alcuni di loro) la possibilità di esportare i dati
  • Modulare l’accesso alle informazioni in base al livello gerarchico o al ruolo investito
  • Salvare in Cloud per aumentare la sicurezza del dato e ridurre le perdite di tempo quando vi è necessità di trovare un documento
  • Reperire i file da un unico Database costantemente aggiornato.

Con NetManager, un’applicazione per la gestione dei preventivi e dei tuoi clienti, hai a disposizione queste funzionalità (e molto altro) per ottimizzare e organizzare l’attività commerciale della tua azienda. Ti stupirai nell'osservare come, grazie al suo utilizzo, tante operazioni che prima richiedevano l’utilizzo (e l’apprendimento) di diversi programmi saranno svolte da un solo software.

Per conquistare il tuo cliente e avere successo dimentica Word nella preventivazione: affidarti a NetManager è la strategia giusta per diversi settori, anche complessi, in cui la corretta configurazione e l’esposizione dell’offerta al cliente è fondamentale.

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