Pillole di G Suite - L'account Gmail Per L'azienda

Pillole di G Suite - L'account Gmail Per L'azienda

GSuite è il pacchetto di software e strumenti di produttività per la collaborazione, offerto da Google. In questa serie di “pillole” analizzeremo le funzionalità più utili per la tua azienda, nonché il loro funzionamento e i vantaggi di GSuite.

GMAIL: L'EMAIL AZIENDALE

Gmail fa parte degli strumenti “Comunica” di Gsuite ed è il tool ideale se vuoi semplificare la tua comunicazione aziendale. I vantaggi che Gmail offre rispetto ad una classica casella di posta elettronica aziendale sono molteplici e ti basta conoscere qualche trucchetto per apprezzarne le sue funzionalità.

1. Accesso alla tua mail dove e quando vuoi

Il computer in ufficio è guasto? Sei ad un incontro con un cliente e hai bisogno di recuperare una mail dal tuo cellulare? Con Gmail per aziende avrai accesso a tutti i tuoi dati da qualsiasi dispositivo, ovunque! Anche offline. La casella è, inoltre, sincronizzabile su tutti i dispositivi mobile direttamente dall’app.

2. Non perdere nessuna mail: l’indirizzo è solo tuo

Gmail ignora tutti i punti che si trovano prima della chiocciola @: in questo modo, anche se i tuoi contatti dovessero sbagliare a digitare il tuo indirizzo mail, la posta ti arriverà comunque. In poche parole, Gmail riconosce il nome utente indipendentemente da come sia scritto e ti recapiterà tutti i messaggi inviati con quel nome.

3. 30 secondi per annullare l’invio della e-mail

Appena dopo l’invio della mail ti sei accorto che manca un file allegato? Non hai inserito in copia un tuo collega? Con Gmail, dal momento dell’invio hai fino a 30 secondi per annullare l’uscita della mail.

4. Usare risposte automatiche

Se sei impegnato per lungo tempo fuori ufficio, ma vuoi informare chi ti ha contattato su quando torni disponibile oppure quali sono i contatti in caso di emergenza Gmail offre la funzione “risponditore automatico”. In questo modo il sistema risponderà velocemente e senza che tu acceda alla mail, ai messaggi con un testo scritto da te direttamente dalle impostazioni.

5. Stop alle spam

Gmail dispone di uno dei migliori filtri anti-spam. In questo modo avrai una selezione più accurata delle e-mail in arrivo, che potrai personalizzare adattandola alle tue esigenze, e sarai sicuro di non essere tempestato da messaggi indesiderato (e potenzialmente pericolosi).

6. Tutto in ordine con i filtri alla posta

Con Gmail puoi archiviare, inoltrare e organizzare i messaggi grazie ai filtri e alle etichette: un ottimo modo per avere tutte le comunicazioni a portata di mano e reperibili in pochi secondi. Con la funzione di ricerca rapida, inoltre, potrai rintracciare tutte le conversazioni istantaneamente aumentando la tua efficienza lavorativa.

7. Basta problemi di spazio

In base al piano GSuite che deciderai di acquistare (Basic, Business, Entreprise), avrai uno spazio di archiviazione ben superiore ai 15 GB dell’account gratuito per le tue mail o ai servizi e.mail aziendali standard. In questo modo non dovrai più preoccuparti di eliminare e-mail perché la tua casella postale è troppo piena.

8. E-mail confidenziali? Come attivare la modalità riservata

Se hai la necessità di scrivere e-mail personali e confidenziali, salvaguardando la privacy e la riservatezza del messaggio online, allora questa funzione di Gmail fa per te. Con le e-mail confidenziali di Gmail potrai spedire informazioni a qualcuno senza che vengano lette da estranei, impostando scadenza del messaggio e/o la richiesta di codice di accesso via SMS. È possibile attivare questa funzione poco prima dell’invio della mail, cliccando sull’icona con lucchetto e orologio accanto al pulsante “Invia”.

9. Intuitivo, facile e immediato

Ultimo, ma non per importanza: il vantaggio principale dell’adozione di Gmail in azienda è che non avrai più bisogno di fare formazione sull’utilizzo della posta elettronica. Il sistema e-mail di Google è talmente intuitivo che i tuoi collaboratori saranno in grado di utilizzare la casella fin da subito in autonomia. Inoltre, Gmail è il servizio di posta elettronica più utilizzato al mondo e sicuramente gran parte dei tuoi dipendenti saranno già registrati con un account personale.

Con le sue numerose funzionalità, la sua elevata sicurezza e le sue caratteristiche, Gmail di Gsuite è uno strumento indispensabile per lavorare in maniera più efficiente senza perdite di tempo e informazioni importanti.

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