Usare Excel e Word Per i Dati Aziendali? Come in 3 Casi

Nel corso della nostra esperienza ventennale abbiamo conosciuto diverse realtà e approfondito i sistemi di gestione contatti in svariati settori. Quando ci confrontiamo con i nostri clienti abbiamo riscontrato esserci dei comuni denominatori che si ripresentano nel corso del tempo, indipendentemente dalle dimensioni dell’azienda e dall’attività svolta. In questo articolo abbiamo raggruppato i tre problemi più ricorrenti e abbiamo cercato di trovare delle soluzioni.

Caso 1: computer aziendale fuori uso

Immaginiamo un’azienda di medie dimensioni che si occupa di produrre tubi per l’industria e il giardinaggio, servendo il mercato nazionale. Ha una rete di vendita che conta 6 commerciali e 3 addetti all’amministrazione. Per registrare i dati dei clienti e creare preventivi/ordini/documenti di trasporto utilizzano Microsoft Office già preinstallato nel computer. All’occorrenza i collaboratori si scambiano i file via mail e tutti i documenti sono salvati sul server aziendale.

Lo scorso mese, a causa di un forte temporale, l’azienda è stata allagata e i computer al suo interno sono stati fortemente danneggiati dall’acqua, senza possibilità di essere riparati. Con essi, è andata persa anche la preziosa mole di dati al loro interno nonché tutti gli archivi aziendali. Nessuno aveva pensato potesse succedere e quindi non erano state intraprese delle misure per il salvataggio sicuro dei file.

Come evitare nuovamente di perdere i dati? Quando si ha a che fare con documenti contenenti delle informazioni così importanti, il primo passo è quello di metterli in sicurezza fin da subito servendosi di un cloud che contenga un archivio aggiornato di dati e contatti, facilmente accessibile da ogni postazione e luogo, in costante aggiornamento. In questo modo, non solo il dato sarà al sicuro da potenziali calamità naturali che possono colpire la struttura dell’azienda, ma i file e i documenti saranno anche gestiti in un’ottica di lavoro di squadra con aggiornamenti continui.

Caso 2: a quando risale il tuo primo contatto?

Ti ricordi esattamente a quando risale il primo contatto con il tuo cliente? Il sig. Rossi no e forse nemmeno tu. Eppure è un dato così importante da registrare che non puoi fartelo scappare. 
Perché dovresti sapere la data di inserimento del lead? Molto semplice: se stai facendo lead generation (o generazione di contatti profilati) è fondamentale conoscere anche i tempi di acquisizione contatti per analizzare i dati e agire di conseguenza sulle tue strategie marketing.

Il sig. Rossi registrava, infatti, tutti i suoi potenziali clienti in un file Excel con diverse colonne contenti campi tra i quali

1. Nome e cognome
2. Indirizzo mail e numero di telefono
3. Provenienza
4. Riferimento commerciale
5. Settore.

Quando la sua azienda aveva ancora delle dimensioni piccole il sig. Rossi non aveva problemi a ricordare l’origine del contatto e la data in cui aveva conosciuto il suo potenziale cliente. Una volta che la sua attività è cresciuta, tuttavia, ha iniziato a far sempre più fatica nel ricordare le origini dei suoi contatti e quando ha assunto il sig. Ricci, il nuovo responsabile commerciale, gli è risultato difficile fornire al dipendente le informazioni di cui aveva bisogno.

Come fare quindi? In casi simili sarebbe utile creare, all’interno del file Excel, una colonna con all’interno la data di primo contatto. Ma se poi c’è la necessità di inserire lo storico sulla relazione con il cliente? Non è possibile pensare di avere un file con più di cento colonne e di mille righe: sarebbe troppo pesante e il caricamento troppo lento.

Caso 3: furto dati in azienda

La base per una buona collaborazione lavorativa è la fiducia, si sa. Tuttavia, saltuariamente vengono a crearsi delle spiacevoli occasioni in cui dati aziendali vengono fugati da dipendenti e passati a concorrenti. È il caso della sig.ra Viola, titolare di una piccola azienda, che ha scoperto che una dipendente ha passato segretamente delle informazioni aziendali ad un concorrente prelevandole direttamente dal file Excel gestionale clienti. Per tutelarsi in futuro, la sig.ra Viola cerca un modo per limitare l’accesso ai dati ai dipendenti, in base al ruolo rivestito, ed evitare che vengano esportati dal server aziendale. Con Excel o Word non è possibile modulare gli accessi per evitare di mostrare alcuni dati ai tuoi dipendenti.

Quando le aziende che ci contattano ci espongono queste problematiche proponiamo una soluzione unica, oltre a quelle già offerte: un’applicazione per la gestione dei preventivi, dei potenziali clienti e già acquisiti, in un unico spazio di lavoro. NetManager offre:

• Archivio centralizzato 100% cloud
• Salvataggio organizzato di documenti e foto
• Archiviazione delle comunicazioni commerciali
• Utilizzo non solo in azienda, ma anche da smartphone e tablet
• CRM integrato per gestire il cliente a 360°
• Aggiornamento costante dei dati
• Limitazione degli accessi

Perché preferire NetManager al classico file Excel o Word?
Semplificare le procedure, aumentare la collaborazione e garantire la sicurezza dei dati sono i tre obiettivi che questo software si pone di risolvere.

Se ti sei ritrovato in almeno uno dei casi precedenti o pensi possa servire anche a te trovare una soluzione a queste complessità, puoi contattarci per approfondire tutte le potenzialità di NetManager per la tua azienda.