Ecco Perché Excel Potrebbe Danneggiare la Tua Azienda

 È il foglio di calcolo più famoso al mondo: con le sue numerose funzionalità Excel si presta ad essere il programma più utilizzato in azienda. Se anche tu fai parte delle migliaia di persone che quotidianamente si servono di questo programma della suite Microsoft per svolgere le tue attività aziendali, dovresti sapere che ci sono degli ambiti in cui sarebbe bene non utilizzarlo.

1. Gestione cliente

Usare Excel per l’anagrafica cliente è molto semplice: si dispone di filtri, ordinamenti, ricerca e semplicità d’uso. C’è, tuttavia, il rischio costante che i dati non si salvino, i file vengano danneggiati o, peggio, trafugati. Non vi è inoltre la possibilità di aggiornare la relazione con i clienti e non ci sono nemmeno integrazioni per attività di marketing come l’invio di newsletter. Dovrai creare ogni volta la lista delle email all’interno di una mailing list e inviare la comunicazione. Ma una soluzione c'è e ne abbiamo parlato in maniera approfondita in uno dei nostri articoli precedenti.

2. Gestione richieste

Numerose aziende raccolgono gli ordini con Excel. Lo fai anche tu? Pensa ai costi di gestione della vendita che devi sostenere usando questa modalità: è necessario prima memorizzare la richiesta in un file controllando che non vi siano errori, bisogna poi creare una nuova anagrafica in archivio. Dopodiché si dovrà ricorrere all’elaborazione di un’offerta in Word (leggi qui come fare) o in Excel, ricordando di archiviarla nella giusta cartella. Infine, se la trattiva va a buon termine, sarà necessario riprendere in mano i dati del cliente per elaborare la fattura dell’ordine, il ddt e i relativi documenti. Se avessi un software a disposizione che ti consente di archiviare le richieste (anche quelle provenienti dal tuo sito web), creare automaticamente le nuove anagrafiche e le offerte, inviare ordini e verificare il loro stato in tempo reale con pochi click e in un solo spazio di lavoro non sarebbe tutto più semplice?

3. Gestione attività da svolgere

La gestione delle attività è uno dei cardini di un’azienda. Non riuscire a far interagire diverse figure tra loro diventa molto limitante e rallenta il processo operativo. Spesso si ricorre a Excel con soluzioni in cloud per mostrare informazioni diverse a seconda del ruolo rivestito nell’organizzazione o per gestire le attività di un progetto. Tuttavia, è richiesto un importante lavoro di utilizzo di filtri e permessi, con risultati poco performanti. Meglio affidarsi ad una web application che possa aiutarti a gestire le attività.

4. Gestione di preventivi e fatture

Tantissime PMI utilizzano Excel per generare preventivi e fatture per i loro clienti e quando si è all’inizio della propria attività è una buona scelta: si hanno ancora poche fatture da gestire, pochi clienti e poche entrate. Quando l’azienda inizia ad espandersi, tuttavia, risulta complesso operare la preventivazione e la fatturazione con questo strumento: anagrafica cliente, numerazione delle fatture, richieste che arrivano da più fronti, ddt da preparare. Sono tutte operazioni che richiedono molto tempo e tanto lavoro, tant’è che spesso se ne deve occupare una persona. La gestione di queste pratiche potrebbe invece essere facilitata da un software gestionale che può supportare gli agenti. Inoltre, si potrebbe risolvere il problema della creazione di quotazioni in tempo reale e del reperimento di offerte precedentemente elaborate attraverso uno storico.

La nostra esperienza e la collaborazione con i nostri clienti ci hanno insegnato che, in un mondo in cui tutte le informazioni e i dati devono passare velocemente ed essere costantemente aggiornati da più figure, c’è bisogno di uno strumento efficiente che possa supportare le aziende.

NetManager è la nostra risposta a tutte le esigenze sopraelencate e molto altro: se sei interessato, saremo lieti di illustrarti questa valida alternativa ai vecchi sistemi di preventivazione. Contattaci.