Come Organizzare i Documenti Aziendali Nel 2020 Grazie al Cloud

Oggi più che mai si è manifestata l’esigenza di avere sempre con sé dati e informazioni aziendali per poterli consultare anche fuori ufficio.
Che sia legato allo smart working o perché ci troviamo in viaggio, è impensabile continuare a tenere file e cartelle di lavoro sul desktop del proprio computer o sul server aziendale, ritrovandosi senza la possibilità di consultare i documenti.

Il rischio aggiuntivo è poi quello di far circolare troppe versioni dello stesso file, senza sapere più qual è quella originale perdendo dati preziosi.

Quindi come fare? Organizzare un sistema di lavoro che favorisca la collaborazione salvaguardando la sicurezza del dato e garantendone facile accessibilità agli "addetti ai lavori": la soluzione è l’archiviazione organizzata in cloud.

Che cos’è l’archiviazione organizzata in cloud e come realizzarla?

Partiamo col chiarire il significato di “cloud”: lavorare in cloud significa allocare i propri dati in uno spazio che non si trova fisicamente sul nostro device (dispositivo), ma salvarli in uno o più server che possono trovarsi in qualsiasi parte del mondo e cui possiamo accedere da qualsiasi dispositivo con delle credenziali personali.
Lavorare e salvare i documenti in cloud offre enormi vantaggi: non si è più legati al proprio computer di lavoro ma è possibile aggiornare i dati in qualsiasi momento in mobilità da pc, tablet e smartphone.

Perché crediamo nel cloud?

Portare operazioni come la gestione contatti o la gestione amministrativa dei clienti in cloud significa ridurre drasticamente la possibilità che i documenti vengano danneggiati e garantire l’accesso di tutti gli utenti (o di quelli selezionati) agli stessi file.

In questo modo c’è un risparmio di tempo e di energie, che incentiva la produttività e favorisce una buona gestione complessiva del patrimonio dati aziendale.

Quali sono le soluzioni sul mercato per archiviare in cloud?

Nel mercato ci sono diversi software cui affidarsi per lavorare in cloud, ognuno con un piano diverso a seconda delle dimensioni dell’azienda. Tra i più conosciuti Google Workspace, il servizio cloud di Google che offre una serie di applicazioni per la collaborazione in team (clicca qui per saperne di più).

Se, anche tu come altri nostri clienti, non desideri però affidarti ai colossi dell’informatica puoi sempre pensare locale con NetManager.

NetManager e la modifica dei documenti in cloud

NetManager è l’applicazione per la gestione dei clienti potenziali e già acquisiti che non solo ti da la possibilità di inserire i contatti, ma anche di archiviare comunicazioni email, registrare in forma testuale note relative al cliente e archiviare documenti.

Immagina di avere un archivio virtuale sempre a tua disposizione, in cui in ogni cassetto puoi trovare in maniera ordinata tutte le informazioni di cui necessiti. Se prima, per modificare un documento all’interno di questo “cassetto virtuale”, dovevi scaricare il file sul tuo pc, ricordare il nome del documento, ricercarlo nella cartella, modificarlo e salvarlo rinominandolo, per poi doverlo caricare nuovamente in linea, oggi le procedure si sono ridotte!

Ti basterà solo aprire il “cassetto virtuale” relativo al contatto, aprire il file e potrai apportare le modifiche direttamente in linea senza dover eseguire inutili passaggi che fanno perdere tempo prezioso e che aumentano il senso di frustrazione. Non dovrai fare altro che cliccare su "salva" al termine e il tuo documento aggiornato sarà già disponibile a tutti i tuoi colleghi nel "cassetto virtuale".

NetManager vuole aiutare le aziende a semplificare la gestione contatti dall’inserimento, alla comunicazione fino alla documentazione. Meno passaggi significa più tempo per dedicarsi a ciò che è veramente importante per l’azienda, sia per i dipendenti che per il management.

Se anche tu vuoi avere un archivio contatti e documenti in cloud, contattaci: ti illustreremo come NetManager può aiutare la tua azienda nell’archiviazione organizzata dei dati.