Ottimizza il Tuo Tempo al Lavoro!

No, questo non è l’ennesimo articolo in cui diamo la colpa ai social network se ogni tanto durante la tua giornata lavorativa ti capita di distrarti. Oggi vogliamo andare oltre alle solite “scuse” che molti additano come responsabili di un abbassamento del tasso di produttività in un ufficio. Vogliamo individuare quali sono alcuni dei motivi che rallentano o bloccano il lavoro e tentiamo anche di darti degli strumenti concreti per facilitare la risoluzione.
Vediamo insieme qual è la top 5 delle distrazioni in ufficio.

1. Email

Ormai è un dato di fatto: rispondere alle email è diventato un vero e proprio lavoro che va a sommarsi alle mansioni quotidiane del proprio ruolo lavorativo. Eppure è fondamentale la comunicazione in azienda e con l’esterno (fornitori e clienti). Alle volte vorremmo ci fosse un factotum che rispondesse per noi e ci liberasse almeno dell’incombenza di dover leggere mail inutili e di spendere minuti a rispondere. Come fare?

Gmail è l’alleato perfetto se vuoi catalogare le tue mail e velocizzare le risposte. Tra le sue molteplici funzioni, infatti, mette a disposizione la nidificazione delle mail in entrata e garantisce anche un ottimo filtro anti-spam, per darti la certezza di ricevere meno posta indesiderata possibile.

Se desideri velocizzare anche i tempi di risposta alle mail puoi servirti della funzione “risponditore automatico”, soprattutto nei casi in cui sei fuori ufficio e desideri che i mittenti dei messaggi siano a conoscenza che non potrai rispondere immediatamente, e della funzione “suggerimenti automatici” in fase di scrittura del testo, facendo completare direttamente a Gmail le parole da scrivere.

2. Messaggistica interna

Quante comunicazioni istantanee ricevi ogni giorno dai tuoi colleghi tramite i comuni sistemi di messaggistica? Conosciamo la tua risposta: tante! Ed ogni volta che interrompi l’attività di cui ti stavi occupando per rispondere ad un messaggio, perdi la concentrazione e non ricordi più quello che stavi facendo.

Per ovviare a questo problema Google ha creato Hangouts il sistema di messaggistica per team collegato alla mail aziendale con il quale è possibile scambiare messaggi, documenti, immagini senza bisogno di interrompere e uscire dalla finestra di navigazione che stavi utilizzando.

3. Riunioni

Condividere piani e progetti, scambiare opinioni o fare formazione: sono innumerevoli le motivazioni che spingono le aziende ad organizzare centinaia di riunioni ogni mese. Ogni incontro però comporta un investimento di tempo, energie e spesso denaro sia per chi organizza che per coloro che vi partecipano, senza contare il fatto che un’ora di meeting è sinonimo di un’ora di mail non lette, telefonate perse e quindi lavoro che si accumula. Il 2020 ci ha mostrato come spesso non sia necessario incontrarsi di persona: anzi, in molti casi le riunioni in videoconferenza sono risultate essere più efficaci perché gli utenti si sono sentiti maggiormente coinvolti e concentrati in ciò che il relatore aveva da dire.

Google ha investito molto negli ultimi mesi per potenziare la sua applicazione di teleconferenze: Meet. Integrato in Google Workspace, Google Meet offre funzionalità di gran lunga superiori rispetto ai concorrenti, rendendo così il suo utilizzo particolarmente adatto al mondo aziendale.

4. Interruzioni da parte dei colleghi

Anche l’interruzione più breve può mettere a repentaglio un’intera giornata di lavoro. Studi dimostrano, infatti, che dopo ogni interruzione ci vogliono almeno 25 minuti per ritrovare la concentrazione. Questo chiaramente si ripercuote in termini di produttività e benessere del lavoratore, che si ritrova a fine giornata ad essere frustrato perché non ha concluso i compiti che si era prefissato.

Certamente sono indispensabili dei momenti di tempo libero durante l’orario di lavoro che permettono di far riposare per qualche minuto la testa e ritornare alla mansione con maggiore concentrazione. Tuttavia, quando si è impegnati in lavori che comportano grande attenzione e precisione, ci si vorrebbe isolare completamente dai colleghi. Una buona soluzione è quella proposta da Google Calendar, l’applicazione calendario collegata alla mail aziendale (ma utilizzabile anche con la mail personale) che permette di condividere i propri impegni con il team di lavoro.
Se ad esempio dalle 9 alle 11 non desideri essere disturbato da nessuno, puoi creare un evento su Calendar e condividere con chi vuoi questo impegno. Ai tuoi collaboratori arriverà una notifica via mail che li metterà a conoscenza della tua disponibilità.

5. Ricerca dei documenti

Ti ricordi quanto tempo hai impiegato l’ultima volta che hai tentato di recuperare la versione più recente di un documento, salvata sul tuo desktop, condivisa poi con un tuo collega che ha apportato delle modifiche ed eliminata infine per errore? Magari hai dovuto ricorrere all’intervento di un tecnico che però non ha potuto aiutarti perché il file era irrecuperabile. Pensa se avessi utilizzato un archivio in cloud in cui ogni utente può caricare i file, rendendoli disponibili a tutti oppure solo ad alcune persone, con possibilità di recuperare tutte le modifiche apportate nel corso del tempo e, nell’eventualità il file venisse cestinato per errore, l’opzione di recuperarlo entro 30 giorni. Fantastico!

Questa è l’opzione che Google Workspace da ai suoi utenti tramite Drive: il servizio web, di cloud computing, memorizzazione e sincronizzazione online, accessibile tramite indirizzo mail da ogni dispositivo in qualsiasi momento.

STAI AL PASSO

Ecco quindi i 5 punti principali che sono emersi nel corso di attività di indagine sulla gestione del tempo nel luogo di lavoro e che gli intervistati hanno dichiarato essere le cause più ricorrenti che gli inducono a distrazioni frequenti. Noi ne aggiungiamo un sesto: il pendolarismo. Si tratta di un fenomeno presente soprattutto nelle grandi città, che è stato messo in luce durante le restrizioni messe in atto durante la pandemia di Coronavirus come causa di malessere nell'ambiente di lavoro. In particolare, sono stati numerosi gli studi che hanno evidenziato come il lavoro da remoto abbia reso molti lavoratori più rilassati ed abbia aumentato la loro produttività. Varie sono le motivazioni e sicuramente non tutte le posizioni lavorative possono fruirne, ma è bene sapere che questa è la direzione verso cui si stanno muovendo le multinazionali, allestendo delle vere e proprie infrastrutture per avviare la transizione verso una realtà in cui il lavoro da remoto la fa da protagonista.

Questo è il momento giusto per le piccole e medie aziende di abbracciare il cambiamento e non attendere di trovarsi inghiottite tra qualche mese in un mondo lavorativo con paradigmi completamente rivoluzionati a cui non sanno tenere il passo. Iniziare già da oggi è possibile adottando ad esempio dei sistemi di lavoro in cloud per supportare il lavoro da remoto come Google Workspace.

Se non sai da dove iniziare, quale piano scegliere o necessiti di assistenza tecnica, siamo a tua disposizione: contattaci, siamo un’agenzia Google Partner certificata.